Miten panostaa henkilöstön toimintakyvyn valmennukseen?

Aiemmin 18.12. tarkastelin henkilöstön valmennuksen peruskysymystä; miksi panostaa henkilöstö, erityisesti johdon ja esimiesten osaamiseen ja toimintakykyyn valmennuksella. Seuraavaksi kokoan ajatukset jatkokysymykseen, miten panostaa henkilöstön osaamisen kehittämiseen valmennuksella. 

Pohdin molempia kysymyksiä edellisessä tehtävässäni, kun ohjasin organisaation sisäistä johtamis- ja esimieskoulutusta ja olin asiakkaan roolissa tilaamassa ja suunnittelemassa johdon ja esimiesten ulkoista valmennusta.

Aloita valmennuksen tarkoituksesta ja tavoitteista

Valmennuksen tarkoituksena tulee olla henkilöstön osaamisen kehittäminen muuttuviin osaamistarpeisiin ja siten liiketoiminnan lisääminen ja tehokkuuden parantaminen.

Tavoitteet tulee määrittää tarveanalyysillä, jonka perusteina voivat olla mm.

- haluttu muutos johtamis- ja toimintakulttuurissa tai sen vahvistaminen tai laajentaminen

- uusien työntekijöiden perehdyttäminen organisaation johtamis- ja toimintakulttuuriin

- koulutussuunnitelmaan perustuva täydennyskoulutustarve uusiin osaamistarpeisiin

- täydennyskoulutukseen suunniteltu tai käytettävissä oleva työaika ja taloudelliset resurssit

Tavoiteltavat hyödyt ohjaamaan valmennuksen toteuttamista
Johtaja- ja esimies- ja muutosvalmennuksella voidaan saavuttaa useita käytännön hyötyjä. Mitkä ovat ne hyödyt, joita sinä tavoittelet?
- vaikuttaminen yrityskulttuuriin ja erityisesti johtamiskulttuuriin
- yrityksen strategian ja erityisesti muutoksen konkretisointi
- henkilöstön motivointi tekemään parhaansa
- kilpailukyvyn, kannattavuuden ja tehokuuden parantaminen


Tutkimuksiin perustuvista näytöistä mitattavia tavoitteita

• Suomen yrityksistä lähes 50 % on heikko tuloskyky ja näissä yrityksissä työskentelee noin 400 000 työntekijää
• Suomen kansallisena tavoitteena on keskimääräinen kolmen työpäivän vuosittainen täydennyskoulutus työntekijää kohden. Työntekijöistä 40 % ei osallistu ollenkaan
• yritykset investoivat henkilöstön täydennyskoulutukseen keskimäärin 1,4 % työvoimakustannuksista, joka on noin 573 euroa työntekijää ja 1 425 e osallistujaa kohden vuodessa
• tehdyn työajan laatuun panostaminen on määrää tärkeämpää, koska määrä vähene jatkuvasti. Tehdyn vuosittaisen työajan määrä oli 2015 keskimäärin noin 1700 tuntia (1980 noin 1850 tuntia)
• esimiestoiminnan tehokkaammalla ajankäytöllä voidaan saada 10 % säästöt henkilöstön työajassa
• hyvä johtaminen lisää henkilöstön työmotivaatiota vähintään 10 %
• työelämän laadun parantaminen 5 % parantaa liiketulosta 1 500 euroa työntekijää kohden
• yksi ennakolta vähennetty sairauspoissaolo säästää 300 euroa päivässä
• panostus esimiesvalmennukseen tuottaa keskimäärin kymmenkertaisen lisäarvon
• avainhenkilön uudelleen rekrytointi maksaa 50 000 - 100 000 euroa
• täydennyskoulutuksen verovähennyksellä voidaan kattaa jopa 30 % yhden työpäivän (6 h) täydennyskoulutuksen investoinnista

Valmennus ei ole ihmelääke vaan alku- tai jatkosysäys jatkuvalle kehittymiselle

Johtajana, esimiehenä ja asiantuntijana kehittyminen alkaa ennen ensimmäistä tehtävää ja kestää koko eliniän. Valmennus on yksi, tehokas, menettelytapa tukea ja ohjata kehittymistä. Ensinnäkin valmennukseen sisältyy itsearviointi ja palaute, jotka kehittävät itsetuntemusta. Toiseksi valmennuksessa jaetaan kokemuksia onnistumisista sovellettaviksi ja kokemuksia virheistä, niiden välttämiseksi. Valmennuksen muutamien tuntien lähijaksot ovat siten vain pieni osa valmennuksen kokonaisuudesta, joka voi kestää vuosia.

Sitoudu johtajana ja sitouta esimiehet

Valmennus edellyttää johdon sitoutumista ja omaa esimerkkiä. Johdon tulee määrittää valmennuksen tarkoitus sekä osoittaa halua ottaa vastaan palautetta oman johtamiskäyttäytymisen ja toimintakyvyn kehittämiseen.

Varaudu tuleviin muutoksiin

Kaikki organisaatiot kohtaavat muutoksia yhä monimutkaisempina ja yhä useammin. Viisautta on tunnistaa tulevat muutokset ajoissa ja varautua niihin ennakoiden, "hyvän sään aikaan". Näin toimintakykyä on silloin, kun kysyntä kasvaa ja palveluja kysytään nousukaudella. Nopeat muuttujat menestyvät. Hyvällä johtamiselle toteutetaan strategian mukaiset kehittämishankkeet ja projektit sekä parannetaan tulosta ja varmistetaan toiminnan jatkuvuus. Riskien arvioinnilla voi varautua tunnistettuihin riskeihin, toimintakyvyllä varautuu mihin tahansa vastaan tulevaan.

Tunnista henkilöstön odotukset hyvästä johtamisesta ja palautteesta

Tutkimusten perusteella työntekijät ja erityisesti työmarkkinoille tulevat nuoret odottavat työpaikalta kehittymismahdollisuuksia ja esimiehiltä palautetta ja hyvää johtamista. Valmennus kehittää johtamis-, esimies- ja vuorovaikutustaitoja sekä antaa valmennettaville konkreettisen palautteen ja työkalun itsensä jatkuvalle kehittämiselle. Hyvä esimiestyö on parasta (työ)hyvinvointia. Henkilöstöllä on oikeus hyvään johtamiseen, johtajalla on siihen velvollisuus.

Tunnista, että tulevia ongelmia ei ratkaista keinoilla, joilla ne aiheutettiin

Muutosten johtamiseen voidaan käyttää strategiatyökaluja, joita onkin valittavissa käyttötarpeen mukaan yli 20. Samoin eri johtamismalleja on useita tulos-, tavoite- ja tilannejohtamiseen. Toimintakyvyn kehittäminen edustaa uutta ajattelua, mutta ei uutta johtamisen ismiä. Toimintakyky nähdään kykynä hallita muutoksia suorituskyky säilyttäen ja muutoksista oppien.

Korosta yksinkertaisuutta ja toimi itse niin

Näe toimintaympäristön muutokset positiivisina mahdollisuuksina ja suhtaudu itseesi positiivisesti. Keskity siihen, mitä kulloinkin olet tekemässä. Ole joustava uusille mahdollisuuksille ja kuuntele henkilöstön kehittämisesityksiä. Toteuta järjestelmällisesti päätetyt asiat. Tee tarvittavat päätökset ja toimenpiteet ennakoiden ja nopeasti, mutta ei kiireellä tai hätiköiden.

Aseta valmennukselle vaatimuksia

Valmennus tulee kohdentaa asiakkaan tarpeisiin ja liittää muutoksen johtamiseen. Valmennus tulee toteuttaa asiakkaan haluamana ajankohtana, tarvittavan laajuisena ja sovitussa paikassa. Valmennuksen sisältö ja toteutustapa tulee suunnitella asiakkaan siihen kohdentaman ajan perusteella tiivistettynä, useampana jaksona tai harjoituksia sisältäväksi. Yksittäiset henkilöt voivat osallistua myös kaikille avoimiin tilaisuuksiin valmennettavassa ryhmässä. Valmennukseen voidaan liittää myös koko henkilöstölle kohdennettu muutosta tukeva teemaluento.

Käytä henkilöstön työaika tehokkaasti

Valmennuksen toteuttamisaika tulee suunnitella osaksi muutoksen johtamista ja siten, että valmennus voidaan liittää ja tuloksia hyödyntää mm. itsearvioinnissa ja tavoitekeskustelussa. Toteutusaika tulee varata kalentereihin ajoissa ja siten, että mahdollisimman moni voi siihen osallistua. Panosta lyhyeenkin painavaan valmennukseen, jolla saadaan aikaan energiaa (E = mv2).

Valmennuksen perustana oleva henkilökohtainen kysely tulee tehdä verkossa, ajasta ja paikasta riippumattomasti. Kyselyyn vastaa henkilö itse arvioidessaan oma toimintaansa muutostilanteissa. Vastaamisen tulee kestää vain noin 20 minuuttia. 

Varmista valmennuksen laatu

Valmentajalla tulee olla kokemusta, mieluiten useasta organisaatiosta sekä paikallisella, alueellisella ja valtakunnallisella tasolta. Valmennuksen tulee perustua tieteelliseen tutkimukseen, koulutukseen ja sertifioituun osaamiseen. Valmennus tulee liittää käytäntöön valmentajan ja osallistujien kokemuksen ja jaettujen käytännön esimerkkien avulla.

Varmista osallistujien tyytyväisyys 

Kaikilta valmennettavilta tulee pyytää kirjallinen palaute ja tulokset käsitellä valmennettavien kanssa. Toteutus ja valmennettavien palautteen yhdistelmä tulee raportoida tilaajalle. Palaute ja kokemukset on otettava huomioon seuraavissa valmennuksissa.

Varmista, että valmennus johtaa käytännön jatkotoimenpiteisiin

Valmennukseen tulee sisältyä valmennettavien henkilökohtaiset profiilit sekä ohjeet ja ohjaus kehittymissuunnitelmien laatimiseksi, painottuen tärkeimpiin ja valittuihin muutamiin kehittämiskohteisiin. Valmennuksen tulee liittää mahdollisuuksien mukaan henkilökohtainen palaute jokaiselle valmennettavalle sekä kehittymisen ohjaus ja seuranta.

Valmennukseen tulee sisällyttää ryhmäprofiili ja ohjeet ryhmän kehittymissuunnitelman laatimiseksi erityisesti, kun tavoitteena on uuden johtoryhmän tai uusien esimiesryhmien ryhmäytymisen ja kiinteyden luominen. Henkilöiden profiilien avulla tulee tunnistaa ryhmän erilaisuutta sekä jakaa ja saada käyttöön erilaista toimintakykyä.

Valmennuksen tulee sisältää ohjeet ja käytännön esimerkit siitä, miten kehittyminen voidaan liittää johtoryhmän ja tulosyksiköiden itsearviointeihin ja parantamissuunnitelmiin sekä kehittymiskeskusteluihin. Parhaimmillaan kehittymiselle tulee määrittää tavoitteet ja tarkastuspisteet sovittuna aikana toteutettavilla seurantavalmennuksilla.

Vaadi valmennuksen hinnalle vastinetta 

Tunnista valmennuksen lisäarvo, joka on hintaa suurempi. Kilpailuta valmennus. Sovi tarkka hinta ja ota huomioon arvonlisävero, joka lisätään hintaan. Tyypillisesti perusvalmennuksen markkinahinta on 300 - 500 e +alv osallistujaa kohden puolen päivän valmennuksena. Hinta riippuu aina palvelukokonaisuudesta; ajasta, paikasta, osallistujien määrästä ja erityisesti asetettavista tavoitteista.

Hyödynnä täydennyskoulutuksen verovähennys

Valmennus voidaan sisällyttää jokaiselle valmennettavalle annettavan todistuksen perusteella kansallisena tavoitteena olevaan kolmen työpäivän vuosittaiseen täydennyskoulutukseen. Todistukset verovähennyksen liitteenä toimivat perusteena julkisten organisaatioiden koulutuskorvaukseen ja yritysten verovähennykselle. 

Edellytyksenä on organisaation koulutussuunnitelma, joka kattaa kaikki henkilöstöryhmät. Koulutussuunnitelmaan voidaan tarkastaa vuoden aikana, mutta se kannattaa tehdä juuri nyt vuodelle 2016.

Arvioi valmennuksen vaikutuksia

Arvioi kehittämissuunnitelmien toteuttamista ja johtamiskäyttäytymisen vaikutuksia kehittämiskeskusteluissa ja itsearvioinneissa. Käytä työyhteisön mittarina työilmapiirikyselyn tai barometrin johtamista kuvaavia tunnuslukuja. Henkilökohtaisena mittarina voit käyttää valmennuksessa ja seurantavalmennuksessa saamiasi profiileja.

Johtamiskäyttäytymisen vaikutusten tulisi ilmetä henkilöstön tyytyväisyytenä johtamiseen ja yleisenä työtyytyväisyytenä sekä erityisesti organisaation ja sen henkilöstön kykynä kohdata muutoksia toimintakyky säilyttäen.

Olen valmis vastaamaan muihinkin, miksi ja miten kysymyksiin. Ota yhteyttä.

Tässä vielä valmennuksen valintaopas.

Hinnat sovitaan aina asiakkaan tarpeisiin parhaiten vastaavan palvelun perusteella.