keskiviikko 11. marraskuuta 2015

Miten esikuntatyöskentelyn periaatteista voi saada lisää tehoja työskentelyyn?

Miten työskentely esikunnassa ja erityisesti kansainvälisessä esikunnassa eroaa niin sanotusta normaalista työskentelystä?

Minulla oli mahdollisuus palvella esikuntatehtävässä vaativassa kriisinhallintaoperaatiossa keväällä 2011. Perehdyin ja valmistauduin tehtävään itse, tehtäväkohtaisella koulutuksella Suomessa ja ulkomailla sekä edeltäjäni perehdyttämiselle paikan päällä. Miten siis tehoja lisää ja laatua työntekoon?

1. Määrää - valmiutta tehostamalla ja työtunteja lisäämällä

Esikunnan normaaliajan työskentelyä tehostetaan operaatiossa siten, että päivittäisten työtuntien määrä kaksinkertaistetaan (12-24 tuntiin) ja viisipäiväisestä työviikosta siirrytään seitsemän päiväiseen työviikkoon. Esikunnan henkilöstö vaihtuu portaittain 4-6 kuukauden välein.

2. Laatua - parhailla käytännöillä ja opeilla

Pohdin ja kokosin esikuntatyöskentelyn oppeja ja parhaita käytäntöjä, koska minua pyydettiin kouluttamaan niitä seuraavalle rotaatiolle. Täydennyskoulutus ja valmistava harjoitus koko esikunnalle kesti kolme viikkoa. Vastuullani oli yhden osaston henkilöstön eriytyvä koulutus.

Rakensin koulutuksen seuraaviin omiin kokemuksiini ja tehtävään valmistautumisen aikana "löytämiini" esikuntatyöskentelyn parhaisiin käytäntöihin.

3. Pelkistyksiä käytännöistä - keskustelun ja kriittisen ajattelun pohjaksi


Lessons Learned and Best Practices for Staff Work by Colonel (ret) Hannu Hyppönen

  1. Staffing starts from tasks - give tasks, follow tasks and start staffing - Staff officers are for staffing. Recognize your role. 
  2. You can do anything, but not everything – Prioritize. 
  3. You have always too much to do. Use ABC- approach. A is ASAP, B is burning, but not critical and C can do latter - Recognize, what is time critical. 
  4. You can't eat the elephant - bite the elephant - Cut a big task for smaller tasks. 
  5. Good enough (80 %) in right time is better than outstanding (100 %) tomorrow Be mission oriented. 
  6. Due time is the time you have - Be time-effective. 
  7. Execution needs time - Staff 1/3 of the time and give 2/3 of it for subunits. 
  8. Good staffing needs all branches needed - Co-operate. 
  9. Do not present problems - Make recommendations.
  10. Decisions’ can be made only if there are alternatives - Give options.
  11. Commanders time is valuable. Be ready to use your three minutes effective - KISS.
  12. Give your opinions before decision. When decision is made, focus on execution.
  13. Plans are nothing, but planning is everything - Make plan A and plan B.
  14. Units makes the results, not staffs - Support subunits to fulfill their tasks.
  15. Don't tell that subunits can't make the task. Tell how supported subunits can make it happen.
  16. Plan is a common start for changes - Be ready to take plan B in use and start planning for plan C. 

Haluatko kuulla, mitä nämä kaikki tarkoittavat käytännössä?
Ota yhteyttä. Kerron mielelläni lisää esimerkiksi teemaluennolla tai esityksellä.

2 kommenttia:

  1. Great list of attributes necessary in staff working. Few more might be drawn from two different ways of thinking:
    - Systems thinking is an approach to figure out how complex open systems with many closed feedback loops might function.
    - Critical thinking which give some tools to at least try to avoid egocentricity and its pitfalls.
    Gen Cartwright (ret) was calling after the change in officers training in US - from what to think to how to think!

    VastaaPoista
  2. I fully agree with the systemic thinking and critical thinking. We need ”education to uncertainty and training to certainty”. ETEE –trainingmodel describes that; Education, Training, Exercise and Evaluation.

    VastaaPoista

Mitä mieltä sinä olet tekstistä? Ota kantaa.
Kaikki kommentit ovat tervetulleita!